Loma ja Terveys ry:n / Maaseudun tukihenkilöverkon tukihenkilörekisterin tietosuojaseloste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklojen 12-14 mukainen
1. Henkilörekisterin nimi
Maaseudun tukihenkilöverkon tukihenkilörekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Loma ja Terveys ry
Maaseudun tukihenkilöverkko
Eerikinkatu 27, 6.krs
00180 Helsinki
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Toiminnanjohtaja Anne Ylönen
010 504 5758
info@lomajaterveys.fi
3. Rekisteröidyn pyyntöjen osoittaminen
Kirjalliset kohtien 11‒16 mukaisia rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt lähetetään osoitteella:
Henkilötietoasiat
Loma ja Terveys ry
Eerikinkatu 27, 6.krs
00180 Helsinki
4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet
Loma ja Terveys ry / Maaseudun tukihenkilöverkko saa käsitellä henkilötietoja, koska kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista siltä osin kuin käsittelyn tavoite on yleisen edun mukainen ja käsittely on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden (Tietosuojalaki 4 §).
Henkilötiedon käsittelyn laillisuusperusteena on rekisteröidyn eli tukihenkilön vapaaehtoinen ja informoitu suostumus, joka on annettu
selkeästi Suostumus yhteystietojeni liittämiseksi Maaseudun tukihenkilöverkon osoiterekisteriin -lomakkeella.
5. Käyttötarkoitukset
Maaseudun tukihenkilöverkon tukihenkilöiden henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:
- Uutiskirjeen lähettäminen
- Tiedottaminen koulutuksista, tapahtumista ym. sähköpostitse/kirjeitse
- Yhteystiedot Maaseudun tukihenkilöverkon kotisivuilla
6. Tietosisällöt
Maaseudun tukihenkilöverkon tukihenkilörekisteriin tallennetaan seuraavat tukihenkilöä koskevat henkilötiedot:
- Tukihenkilön etu- ja sukunimet ja ikä
- Tukihenkilön yhteystiedot: osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- Alue, jolla tukihenkilö toimii
- Lisätietona suostumus yhteystietojen näkymisestä Maaseudun tukihenkilöverkon kotisivuilla
7. Evästeiden käyttö
Maaseudun tukihenkilöverkon verkkopalvelussa (www.tukihenkilo.fi) käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdollistetaan
verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. Eväste on pieni tekstimuotoinen tiedosto, jonka Internet-sivusto lähettää käyttäjän Internet-selaimeen. Niitä käytetään esimerkiksi Internet-sivuston käyttäjäliikenteen tilastointiin tai käyttäjäkohtaisten asetusten tallennukseen.
Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella Loma ja Terveys ry / Maaseudun tukihenkilöverkko voi analysoida ja kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään.
Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista tai tähän tarkoitetun palvelun avulla. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia Loma ja Terveys ry:n verkkosivuston palveluita voi käyttää.
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään hänen suostumuksellaan lomakkeella; Suostumus yhteystietojeni liittämiseksi Maaseudun
tukihenkilöverkon osoiterekisteriin.
9. Luovutukset ja siirrot
Maaseudun tukihenkilöverkko voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Maaseudun tukihenkilöverkko voi luovuttaa kunkin alueen aluevastaavalle tietoja tämän kyseisen alueen tukihenkilöistä aluetapaamisten ja
työnohjauksen järjestämiseksi.
Kilometrikorvausten ja palkkioiden maksussa hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä Loma ja Terveys ry:n käyttämää tilitoimistoa. Olemme ulkoistaneet kirjanpidon ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jolle luovutamme matkalasku- ja kulukorvauslomakkeelle kirjatut henkilötiedot, ja jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle ne tallennetaan.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasanajärjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Säilytämme henkilötietoja vähintään sen ajan, kun rekisteröity on mukana toiminnassamme tai ilmoittautuu jättäytyvänsä pois toiminnasta, ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjanpitolainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.
11. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu.
Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna (yhteystiedot kohdassa 3).
Tarkastuspyyntö voidaan myös esittää henkilökohtaisesti Loma ja Terveys ry:n / Maaseudun tukihenkilöverkon toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa.
12. Siirto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedostona häntä koskevat tietojärjestelmillä käsiteltävät henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut
rekisterinpitäjälle ja joiden käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen rekisteröidyn kanssa.
13. Korjausoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten ja epätarkkojen henkilötietonsa oikaisua.
Henkilötietojen muutokset tehdään ensisijaisesti tunnistautuneena asioinnin yhteydessä. Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus, yksilöitävä ja perusteltava korjausvaatimus sekä kerrottava, millä tavoin tieto pitäisi oikaista.
14. Vastustusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan
tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
15. Rajoitusoikeus
Rekisteröity voi pyytää Loma ja Terveys ry:tä / Maaseudun tukihenkilöverkkoa rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä, kun:
- Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden.
- Käsittely on todennettavasti ja perustellusti lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista
- Kun Loma ja Terveys ry ilmaisee, ettei enää tarvitse rajoitettavaksi pyydettyjä tietosuojaselosteessa informoituihin henkilötietoja käsittelyn
tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. - Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odottaa todennusta, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet
rekisteröidyn perusteet.
Pyynnössä on kerrottava nimi ja henkilötunnus, yksilöitävä ja perusteltava rajoitusvaatimus.
16. Säilytysajat ja oikeus tietojen poistamiseen
Loma ja Terveys ry / Maaseudun tukihenkilöverkkoa säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 mainittu käsittelyn peruste on voimassa ja henkilötiedot ovat käyttötarkoituksiinsa tarpeellisia.
Henkilötietoja poistetaan tarvittaessa myös, kun rekisteröity vastustaa oikeutettuun tai yleiseen etuun perustuvaa henkilötietojensa käsittelyä, eikä käsittelyyn ole olemassa muuta perustetta.
17. Valitusoikeus valvontaviranomaisille
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.
18. Rekisterinsuojauksen periaatteet
Loma ja Terveys ry:llä / Maaseudun tukihenkilöverkolla tietoturva ja henkilötietojen suojaus ovat kiinteä osa tietojärjestelmien toiminnallisuutta ja tietoarkkitehtuuria. Vaatimukset tietojärjestelmien turvallisuudelle sekä tietojen käsittelyn eheydelle, luottamuksellisuudelle, saatavuudelle ja jatkuvuudelle määritellään aina etukäteen järjestelmien suunnitteluvaiheessa. Loma ja Terveys ry / Maaseudun tukihenkilöverkko käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla sekä kehittää ja tarkastaa tietoturvallisuutta järjestelmällisesti.
